Kuliah Apresiasi Komputer: Microsoft Outlook

dikumpulkan dari berbagai sumber
untuk mempercepat penyebaran informasi secara efisien
dan menambah percepatan kemajuan Indonesia tercinta ...

Kirim email

Cara mengirim email biasanya tergantung dari perangkat lunak yang digunakan, walaupun demikian secara umum caranya hampir sama. Dalam Microsoft Outlook, untuk mengirim email ada beberapa pilihan seperti pada menu di bawah ini:

 

yaitu ada pilihan

  1. Tombol New: untuk menulis/mengirim email baru.
  2. Tombol Reply: untuk membalas email hanya kepada pengirim email yang tercantum dalam From:
  3. Tombol Reply to All: membalas email kepada setiap alamat email yang tercantum pada To:
  4. Tombol Forward: meneruskan email kepada seseorang.

Catatan: biasanya yang sering terjadi abuse pada penggunaan perintah Reply dan Reply to All. Kebanyakan perangkat lunak pengirim email, setting by default adalah mengutip seluruh email yang di Reply atau Reply All, sehingga sering kita jumpai kutipan berulang-ulang yang tidak kita perlukan namun tetap disertakan. Merupakan sebuah keharusan dan etika dalam peremailan, bahwa sebelum mengirim email kita harus mencermati apa yang akan terkirim. Oleh karena itu, seseorang yang biasa melakukan forward maupun reply dengan menyertakan seluruh email sebelumnya tanpa diedit seperlunya, biasanya dianggap tidak mengenal etika bergaul melalui email. 

Kita perhatikan format email di bawah ini:

  1. Pada To: (To ...): dituliskan alamat email yang dituju. Jika kita gunakan perintah Reply to All, maka pada bagian ini akan muncul sejumlah alamat email yang dikirimi email oleh pengirim semula. Kita harus berhati-hati apakah memang seluruh alamat email tersebut perlu mendapatkan/membaca jawaban kita.
  2. Pada Cc: (Cc ...): dituliskan alamat email yang ingin kita tembusi. Ini fungsinya persis serupa dengan Tembusan: pada surat-surat formal seperti lazimnya kita terima di dunia nyata. Catatan: pada kasus Cc: (= carbon copy) alamat email yang kita tembusi di sini, akan terbaca/tampak oleh semua penerima email kita, baik yang tercantum pada To: maupun Cc:.
  3. Pada Bcc: (Bcc ...): dituliskan alamat email yang ingin kita tembusi. Perbedaannya dengan Cc: adalah alamat email yang kita tembusi di sini, tidak akan terbaca/tampak oleh penerima email kita, baik yang tercantum pada To: maupun Cc:. Catatan: Bcc: (= blind carbon copy) biasanya kita gunakan untuk memberikan tembusan kepada seseorang, namun kita ingin merahasiakan bahwa orang tersebut menerima tembusan dari kita.
  4. Pada Subject: dituliskan topik email yang ingin kita kirim.
  5. Pada Bagian (1): dituliskan isi dari email yang dikehendaki sesuai dengan subyek yang telah dijelaskan di atas.
  6. Pada Bagian (2): seperti dalam dunia nyata, pada bagian akhir dari surat biasanya kita bubuhkan tanda tangan kita. Dalam per-email-an juga dijumpai hal yang serupa, bagian ini biasanya disebut signature. Biasakan mencantumkan signature kita, karena ini bagian dari sopan-santun per-email-an. Gunakan signature sesuai dengan isi email: formal atau informal. Cara membuat dapat diikuti di sini.
  7. Pada Bagian (3): biasanya bagian kutipan akan diletakkan sesudah signature kita, walaupun hal ini bisa diatur melalui menu pada perangkat lunak pengirim email.

Sebelum memejet tombol Send, sebaiknya dicermati terlebih dahulu alamat email yang tercantum pada To:, Cc:, dan Bcc: seperti yang disajikan di atas. Setelah semuanya sesuai dengan yang dikehendaki, baru tekan tombol Send. Khusus untuk Bcc: dan Reply to All tidak usah digunakan kalau kita tidak yakin kegunaannya.

oleh Ir. Djoko Luknanto, M.Sc., Ph.D.
(Djoko Luknanto, Jack la Motta, Luke Skywalker)
(Alamat situs ini: http://luk.staff.ugm.ac.id/ak/, http://luk.tsipil.ugm.ac.id/ak/)  

Peneliti Sumberdaya Air
di Laboratorium Hidraulika
Jurusan Teknik Sipil dan Lingkungan, Fakultas Teknik
Universitas Gadjah Mada
Jln. Grafika 2, Yogyakarta 55281, INDONESIA
Tel: +62 (274)-545675, 519788, Fax: +62 (274)-545676, 519788