|
Dibawah ini adalah kompilasi mengenai hal-hal yang
dijumpai selama pelaksanaan Program Hibah Kompetisi (PHK).
Kompilasi ini merupakan persepsi reviewer selama
melaksanaan proses reviewing selama ini baik dalam
Program Semi-QUE, TPSDP, DUE Like, SP4, dan PHK (s/d 2007),
serta PHK-I (2008-sekarang).
Panduan
- Panduan dianggap sebagai kitab suci
sehingga kreativitas menjadi mati.
- Pengusul diharapkan memenuhi syarat minimum yang
disajikan dalam Panduan, melebihi akan lebih bagus.
- Jangan menggunakan panduan dari proyek lain, konsep
paradigma barunya memang sama, namun rinciannya
berbeda.
- Jangan menggunakan panduan dari tahun yang lalu,
karena panduan selalu diperbaiki tiap tahun.
Penyusunan Proposal
- Sebaiknya proposal dibuat oleh intitusi pengusul
(yang dimotori oleh Tim Penyusun). Sebaiknya penulisan
proposal tidak dilakukan oleh konsultan luar
institusi.
- Jangan mengkopi proposal dari institusi lain, karena
hasil evaluasi diri dan tujuan institusi berlainan.
- Tidak dapat membedakan titik berat/fokus usulan untuk
SP4, PHK A-1, A-2, A-3, maupun B.
Evaluasi Diri
- Evaluasi diri hanya menyajikan data tanpa analisis,
biasanya hanya narasi dari data
- Problem statements tidak disajikan
- Problem statements sebaiknya disajikan dalam
kaitannya dengan tujuan yang akan dicapai (misalkan
dikemas dalam RAISE)
- Konsistensi data tidak dicek, sehingga data yang sama
mempunyai nilai yang berbeda pada tabel yang berbeda
- Tidak mampu mengenali permasalahan utama dan
penyebabnya (akar permasalahan) yang dihadapi dalam
Manajemen Jurusan/Fakultas
- Identifikasi permasalahan tidak didukung oleh bukti
dan analisis (hanya berupa karangan)
- Laporan Evaluasi Diri berisi informasi yang akan
dilakukan oleh Jurusan/Fakultas dan tidak menggambar
kondisi saat ini.
Leadership
- Dalam PHK-I (mulai tahun implementasi 2008), seluruh
proses internal diserahkan mekanismenya kepada institusi,
boleh menggunakan kompetisi internal maupun tidak.
Ketepatan pemilihan proses yang dipilih untuk pembuatan
dan pengusulan proposal PHK-I merupakan bagian yang
dinilai.
- Kompetisi internal dahulu merupakan prosedur yang
dipandang diperlukan untuk PHK sebelum PHK-I dimulai.
Oleh karena itu komentar di bawah ini khusus untuk PHK
sebelum PHK-I:
- Kompetisi internal tidak dilakukan dengan alasan
- Lebih baik mengajukan banyak, biarkan reviewer
Dikti yang melakukan seleksi
- Masing-masing Jurusan/PS tidak menerima kalau
direview teman sendiri.
- Perlu difahami bersama bahwa tidak setiap
Jurusan/PS memiliki kemampuan yang sama, oleh karena
itu dibutuhkan visi dari pimpinan institusi untuk
mengarahkan Jurusan/PS yang akan berkompetisi.
- Perlu internal reviewer untuk melakukan kompetisi
internal.
- Karena yang mempunyai konsep adalah jurusan maka
pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang diusulkan merupakan
kewajiban jurusan bukan task force. Task
force seharusnya hanya semacam fasilitator dari jurusan
dan pelaksana administrasi ke-proyek-an.
Aktivitas
- Aktivitas yang diusulkan tidak gayut dengan problem
statements dalam evaluasi diri, atau lebih tepatnya
Latar Belakang: tidak mengacu kepada hasil
evaluasi diri.
- Aktivitas yang diusulkan ternyata merupakan usulan
investasi atau pengadaan barang
- Kebiasaan lama untuk mengajukan daftar belanja
menjadikan pola pikir paradigma baru sulit dicerna.
- Ada yang membuat usulan aktivitas dengan judul dari
eligible cost component
- Berikut ini termasuk dalam kategori investment bukan
aktivitas (untuk lebih jelasnya silakan lihat ilustrasi
di sini):
- Staff development
- Civil works (libraries, etc.)
- Seminars/workshops
- Equipments (internet connection, etc.)
- Technical Assistance
- Instructional Materials
- Teaching grants, Project grants, Student
grants
- Berikut ini termasuk dalam kategori investment bukan
aktivitas:
- Tersedianya sistem akuntasi
- Tersedianya sistem informasi akademik
- Tersedianya sistem informasi kepegawaian
- Tersedianya sistem informasi alumni
- Tersedianya sistem informasi sarana &
prasarana
- Tujuan: tidak menyelesaikan masalah yang
dikemukakan dalam Latar Belakang.
- Mekanisme dan Rancangan: tidak jelas, terlalu
umum, tidak fokus, rancu dengan investasi (komponen
proyek yang diijinkan).
- Indikator Kinerja: terlalu beorientasi kepada
input, hanya terfokus pada indikator kinerja utama (tanpa
indikator kinerja tambahan).
- Jadual implementasi: urutan aktivitas
terbalik, tidak sesuai dengan Mekanisme dan
Rancangan, rancu dengan jadual pengadaan barang.
- Banyak usulan aktivitas yang tetap berorientasi
daftar belanjaan namun diperhalus dengan
bahasa yang sesuai dengan panduan (dibungkus sebagai
aktivitas), ini sebaiknya dihindari.
- Lebih tepat jika usulan aktivitas memang dimaksudkan
untuk dapat mencapai tujuan yang dimaksud.
- Pecah aktivitas yang terlalu besar menjadi
subaktivitas sehingga mudah diimplementasikan
- Jabarkan mechanism & design
(langkah-langkah kerja), seolah-olah dana sudah diperoleh
sehingga langkah-langkah ini dapat dirinci/dijabarkan
sampai dengan resources yang dibutuhkan
Pelatihan (intensif)
- Peserta nurturing tidak siap, mungkin karena
permintaan nurturing bukan dari mereka tetapi dari
atas.
- Peserta nurturing tidak siap, sehingga mereka tidak
siap dengan data, task force belum ada, dan tidak
siap mengerjakan persiapan pembuatan proposal pada saat
nurturing dilakukan.
- Peserta nurturing mengira bahwa fasilitator akan
menilai kondisi program studi, bukan sebagai fasilitator
untuk menyusun proposal.
Workshop A1
- Komentar-komentar dibuat berdasarkan bahan workshop
yang disajikan pada link
ini.
- Tidak perlu mempermasalahkan definisi
"Masalah/Gejala" dan "Akar permasalahan,"
yang lebih penting usulan aktivitas untuk menyelesaikan
masalah. Metafora sebagai berikut mungkin dapat digunakan
sebagai pemandu mengenali perbedaan kedua terminologi
tersebut; " ... jika anak kita panas badan,
maka hal tersebut dapat disebabkan oleh sakit gigi
atau sakit typhus maupun demam berdarah
..." Dalam hal ini panas badan masuk dalam
terminologi "Masalah/Gejala" dan sakit gigi
atau sakit typhus maupun demam berdarah
masuk dalam terminologi "Akar permasalahan."
Pengusul proposal diharapkan untuk mengenali apakah
panas badan tersebut disebabkan oleh
sakit gigi atau sakit typhus atau demam
berdarah.
- Sumberdana yang diperlukan untuk seluruh usulan
aktivitas tidak boleh melebihi pagu maksimum, sehingga
dana untuk satu usulan aktivitas harus lebih rendah
sekali pagu maksimum.
- Sumberdana dari luar Dikti (misal Pemda, Luar Negeri
dlsb.) dapat dipandang sebagai sebuah kekuatan dari
institusi yang tidak perlu disembunyikan.
- Penyusunan proposal dengan menggunakan pola
"Masalah/Gejala"
"Akar Permasalahan"
"Penyelesaian
Alternatif"
"Pemilihan Aktivitas"
merupakan salah satu model, tidak tertutup kemungkinan
penggunaan model yang lain.
- Pembuatan proposal bukan merupakan kegiatan satu arah
namun merupakan kegiatan iteratif, artinya arah
pemikirannya dapat mengalir terbalik.
- Beberapa peserta lebih menghendaki adanya semacam
"contoh," "buku menu," "trick" untuk memenangkan
PHK A1, padahal dalam kerangka besar PHK diharapkan
masing-masing institusi dapat berpikir secara
komprehensif dan mendalam tentang pengembangan
institusinya. Bukan sekedar "trick."
- Manajemen keuangan dan yang lainnya yang bersifat
sentralistik tidak selalu merupakan kekuatan
maupun kelemahan, tergantung dari kondisi institusi
masing-masing.
- Dalam penyusunan evaluasi diri maupun
recana kegiatan, jangan hanya menggunakan
jalan pikiran satu orang, namun usahakan sebanyak
mungkin mewadahi ide-ide orang lain.
- Hindari mengidentifikasi akar permasalahan
(dari beberapa gejala) dengan mengacu kepada
sarana/prasarana yang ingin diusulkan.
- Fokuskan usulan kegiatan/aktivitas yang benar-benar
terkait dengan PHK A-1 yaitu peningakatan kapasitas
institusi: Kepemimpinan, Manajemen Internal dan
Organisasi
Site Visit
Tujuan site visit adalah untuk melakukan
konfirmasi terhadap setiap aspek yang dijelaskan dalam
proposal. Site visit dilakukan dengan melakukan
diskusi secara bergantian kepada antara lain: pimpinan
institusi, pimpinan fakultas/jurusan/unit terkait, task
force, dosen/karyawan, mahasiswa dan melihat dokumen dan
fasilitas terkait. Dalam site visit sering dijumpai
hal-hal di bawah ini:
- Task Force tidak menyiapkan jadual kunjungan
dan tidak menyiapkan tayangan tentang proposal/laporan
pelaksanaan yang diajukan.
- Tanggapan tertulis dari Task Force terhadap
komentar terkonsolidasi para reviewer lupa tidak
disiapkan pada saat site visit.
- Pimpinan Institusi (Rektor) sama sekali tidak
mengerti tentang proposal Progam Hibah Kompetisi yang
sedang diajukan oleh jurusan/departemennya.
- Komitmen dana pendamping dari institusi sama sekali
belum didiskusikan antara pimpinan (Rektor) dengan
jurusan/departemen terkait.
- Task Force menyusun proposal sendirian
sehingga program yang diusulkan sama sekali tidak
diketahui oleh pimpinan jurusan, dosen, staf
administrasi, maupun mahasiswa.
- PIC (Person in charge)/Penanggung jawab
kegiatan tidak menguasai aktivitas yang menjadi tanggung
jawabnya.
- Program Hibah Kompetisi bukanlah program yang
diajukan oleh sekelompok dosen namun merupakan
program yang diajukan oleh sebuah Jurusan,
sehingga seluruh Jurusan harus bertanggung jawab
terhadap terselenggaranya Program Hibah Kompetisi
ini.
- Setiap barang yang diperoleh dari pembelian dengan
dana negara harus diserahterimakan kepada pimpinan
institusi (misal: Rektor untuk institusi universitas),
namun peruntukan dan lokasi barang harus sesuai dengan
perancangan semula. Label inventarisasi barang yang sudah
dibeli harus segera dilakukan segera.
- Penilaian calon pemenang ditentukan oleh penilaian
proposal (desk evaluation) dan penilaian
site visit. Penilaian tersebut mempunyai bobot
yang berlainan, jika digunakan pola RAISE maka pembobotan
tersebut adalah sebagai berikut:
Komponen Penilaian
|
Bobot
|
Proporsi
|
Desk
|
Visit
|
Relevance
|
X1
|
|
-
|
Leadership
|
X2
|
-
|
|
Academic Atmosphere
|
X3
|
-
|
|
Internal Management and Organization
|
X4
|
-
|
|
Efficiency and Productivity
|
X5
|
|
-
|
Sustainability
|
X6
|
-
|
|
- Catatan nilai bobot Xi dapat
dilihat dalam Panduan masing-masing PHK terkait. Proporsi
desk evaluation dan site visit: tanda
menunjukkan bobot penilaian lebih besar.
Negosiasi dan RAB
- RAB tidak disusun secara runtut dengan kegiatan,
namun disusun dari pagu maksimum biaya.
- Kurang siap dalam perencanaan anggaran, tidak
menguasai permasalahan maupun skill menggunakan
spreadsheet (Excel), sehingga pada waktu negosiasi
selalu kurang waktu.
Tata letak halaman
- Walaupun tampaknya tidak berarti, namun ternyata
kesalahan sederhana mengenai posisi halaman
landscape sangat mengganggu jika tidak mengikuti
aturan. Oleh karena itu task force diharapkan
memperhatikan aturan tata letak halaman potrait
dan landscape seperti disajikan pada Gambar
1.

a. Posisi halaman landscape terbalik

b. Posisi halaman landscape yang benar
Gambar 1. Tata letak halaman dalam proposal
- Hal di atas biasanya terjadi jika dilakukan
print secara bolak-balik, biasanya dalam word
processor memang terdapat berbagai option
antara lain dapat mencetak halaman gasal atau genap saja.
Kesalahan meletakkan seluruh halaman yang sudah dicetak
pada printer tray akan menyebabkan orientasi
seluruh halaman yang dicetak di belakangnya terbalik.
Oleh karena itu sebaiknya dilakukan percobaan mencetak
bolak-balik, setelah berhasil baru seluruh halaman
proposal di cetak.
- Hal ini bisa juga terjadi kalau proposal difotokopi
dan dijilid di tempat yang tidak bermutu, sehingga
aturan posisi halaman landscape sama sekali tidak
dipatuhi.
- TOR merupakan justifikasi usulan kegiatan, namun
kerap kali diabaikan oleh pengusul proposal dan tidak
diikutkan dalam lampiran. Kalaupun dilampirkan, sering
hanya dibuat seadanya oleh task force. Hal ini
bisa menjadikan keraguan tentang kesiapan pengusul dalam
pelaksanaan aktivitas yang diusulkan.
- Isi dalam TOR tidak perlu panjang lebar, namun
memberikan cakupan informasi yang cukup terhadap usulan
kegiatan.
- Format TOR yang dilampirkan banyak yang ditulis
seadanya saja. Format TOR seyogyanya berisi tentang:
judul, latar belakang, tujuan, rancangan, jadwal,
anggaran, output dan outcome,
keberlanjutan, penanggung jawab. Khusus TOR untuk
pengembangan staf, ditambahkan satu bagian (setelah
jadwal) yaitu berisikan institusi target, durasi dan
bidang kajian.
Proporsi Pembiayaan per
Komponen[1]
- Aspek alokasi anggaran tiap komponen pembiayaan
biasanya menjadi salah satu pertimbangan kelayakan usulan
program pengembangan untuk diimplementasikan.
- Penempatan komponen pembiayaan tertentu pada proporsi
tidak realistis biasanya menandakan perencanaan
programnya kurang berimbang. Pengusul biasanya
mengusulkan untuk komponen belanja barang dan jasa
cenderung besar. Akhirnya proposal terkesan mempunyai
muatan investasi yang kuat dibandingkan
proses/aktivitasnya. Jika dibutuhkan silakan melihat
perbedaan investasi dan aktivitas pada ilustrasi
di sini.
- Oleh karena itu, walaupun kadang Panduan PHK-I
terkait tidak mengharuskan adanya prosentase biaya
yang dibutuhkan per komponen pembiayaan, namun
sebaiknya pengusul membuat tabel rekapitulasi RAB
seperti disajikan pada Tabel 1. Dengan Tabel 1 ini maka
penilaian terhadap rasionalitas anggaran tiap komponen
maupun aktivitas dapat dijustifikasi dengan lebih baik.
Catatan: setiap <sesuatu> dalam Tabel 1 harus diisi
dengan deskripsi sebenarnya sesuai topik terkait, contoh:
<tahun pertama> diganti Tahun 2009.
Tabel 1. Rekapitulasi Biaya
Total
No
|
Aktivitas
|
Komponen Pembiayaan (Ribu Rp)
|
Total Biaya (Ribu Rp)
|
% tiap tahun
|
Komp. Biaya
1
|
Komp. Biaya
2
|
Komp. Biaya
3
|
Komp. Biaya
4
|
Komp. Biaya
5
|
Komp. Biaya
6
|
Komp. Biaya
7
|
<tahun pertama>
|
|
100%
|
1
|
<aktivitas 1>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
2
|
<aktivitas 2>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
...
|
...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
n
|
<aktivitas n>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
<tahun kedua>
|
|
100%
|
1
|
<aktivitas 1>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
2
|
<aktivitas 2>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
...
|
...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
n
|
<aktivitas n>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
<tahun ketiga>
|
|
100%
|
1
|
<aktivitas 1>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
2
|
<aktivitas 2>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
...
|
...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
n
|
<aktivitas n>
|
|
|
|
|
|
|
|
|
%
|
Total Biaya (Ribu Rp)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
% tiap tahun
|
% seluruh aktivitas
|
%
|
%
|
%
|
%
|
%
|
%
|
%
|
100%
|
Lessons learned Untuk
Kelompok PHK Tertentu
- Dalam PHK-I (mulai tahun seleksi 2007) beberapa hal
sebaiknya diperhatikan oleh penyusun proposal:
- Dalam Proposal Awal harus dielaborasi secara tepat
tema yang dipilih dan unit terkait yang diusulkan.
Evaluasi diri dalam proposal awal bersifat menyeluruh
seluruh institusi, namun sudah diarahkan untuk menuju
kepada tema-tema yang akan menjadi sasaran.
- Banyak institusi yang evaluasi dirinya lebih tepat
untuk Tema B (peningkatan mutu dan relevansi
penyelenggaraan program studi), namun yang diusulkan
adalah Tema A (peningkatan kapasitas
institusional).
- Dalam Tema A, evaluasi diri boleh dilakukan secara
menyeluruh untuk semua bidang yang ada dalam
institusi, kemudian diarahkan untuk menggali
permasalahan manajemen. Usualan program pengembangan
beserta indikator kinerja pun seharusnya yang terkait
dengan PHK-I Tema A. Dalam proposal sering dijumpai
walaupun yang diajukan adalah Tema A, namun
elaborasinya justru cocok untuk Tema B.
- Program D3 hanya boleh diusulkan oleh institusi
berbentuk akademik atau politeknik.
- Komentar para reviewer pada saat proses seleksi PHK-I
Tahun Seleksi 2008 untuk Tahun Anggaran 2009
- From: DiktiGroup@yahoogroups.com
[mailto:DiktiGroup@yahoogroups.com] On Behalf
Of Ardhana Putra
Sent: 04 April 2008 18:39
To: DiktiGroup@yahoogroups.com
Subject: [DG] Renstra gathuk-gathuk-an
Dear all,
Persyaratan mengikutsertaan Renstra dalam proposal
PHK-I kali ini is highly plausible, karena
gambaran keseluruhan cita-cita dan ide pengembangan
institusi dapat disimak oleh reviewer sehingga
comprehensiveness dalam melakukan review
semakin baik. Namun dari beberapa Renstra yang dibaca
tampaknya ada kecenderungan di-'gathuk-gathuk-kan'
(bener nggak istilah ini, mohon maaf jika salah)
antara sasaran atau usulan program pengembangan dengan
isi Renstra tersebut.
Sepemahaman saya Renstra seharusnya jauh lebih luas
cakupannya dibandingkan sasaran program pengembangan
melalui PHK-I walaupun tidak boleh mengambil jalan
yang 'tidak dikenal' oleh Renstra (jangan seperti
Spagheti
Junction-nya DL). Malah ada Renstra yang berupa
ringkasan dari kesimpulan LED, tentunya agak
wierd kalau Renstra bisa 'tepat sama' dengan
LED, apalagi yang diajukan adalah Tema A saja. Oleh
karena itu usul saya mungkin komponen administratif
seperti EPSBED dan Renstra diminta untuk dikirimkan
mendahului proposal, sekalian menilai willingness
and commitment to participate dalam PHK-I. Jika
institusi sudah siap tempur, artinya sudah punya
Renstra, dan sudah memenuhi 80% lebih laporan EPSBED
baru kemudian mengirim proposalnya. Tentunya hal ini
tidak memberatkan institusi karena tidak perlu bekerja
ekstra kecuali fotocopy Renstranya dan EPSBED, malah
mungkin mengurangi kerugian mereka dalam menyusun
proposal (waktu dan biaya) yang pada akhirnya terputus
karena syarat administrasi (arahan pak Nizam
menunjukkan 57% kegagalan adalah karena tidak ada
Renstra dan EPSBED yang tidak mencukupi). Kalau
dihitung seluruh Indonesia bisa memunculkan nilai
kerugian ratusan juta rupiah juga (mungkin). Yang
paling penting adalah bahwa Renstranya tidak dibuat
bersamaan (atau setelah) penyusunan proposalnya,
sehingga walaupun mengirim Renstra tapi kalau Renstra
yang di-gathuk-gathuk-kan bikin bias reviewer
juga.
- Kelompok A1: 2004 (swf,
jar), 2005
Catatan:
[1] From: reviewer-dikti@yahoogroups.com [mailto:reviewer-dikti@yahoogroups.com]
On Behalf Of Joko Samiaji [joko_samiaji@yahoo.com]
Sent: 01 Juli 2008 18:31
To: reviewer-dikti@yahoogroups.com
Subject: Re: [RD] Tambahan Lesson Learned PHK-I Dikti
|