Lessons Learned
Program Hibah Kompetisi Institusi Dikti

Dibawah ini adalah kompilasi mengenai hal-hal yang dijumpai selama pelaksanaan Program Hibah Kompetisi (PHK). Kompilasi ini merupakan persepsi reviewer selama melaksanaan proses reviewing selama ini baik dalam Program Semi-QUE, TPSDP, DUE Like, SP4, dan PHK (s/d 2007), serta PHK-I (2008-sekarang).

Panduan

• Panduan dianggap sebagai “kitab suci” sehingga kreativitas menjadi mati.
• Pengusul diharapkan memenuhi syarat minimum yang disajikan dalam Panduan, melebihi akan lebih bagus.
• Jangan menggunakan panduan dari proyek lain, konsep paradigma barunya memang sama, namun rinciannya berbeda.
• Jangan menggunakan panduan dari tahun yang lalu, karena panduan selalu diperbaiki tiap tahun.

Penyusunan Proposal

• Sebaiknya proposal dibuat oleh intitusi pengusul (yang dimotori oleh Tim Penyusun). Sebaiknya penulisan proposal tidak dilakukan oleh konsultan luar institusi.
• Jangan mengkopi proposal dari institusi lain, karena hasil evaluasi diri dan tujuan institusi berlainan.
• Tidak dapat membedakan titik berat/fokus usulan untuk SP4, PHK A-1, A-2, A-3, maupun B.

Evaluasi Diri

• Evaluasi diri hanya menyajikan data tanpa analisis, biasanya hanya narasi dari data
• Problem statements tidak disajikan
• Problem statements sebaiknya disajikan dalam kaitannya dengan tujuan yang akan dicapai (misalkan dikemas dalam RAISE)
• Konsistensi data tidak dicek, sehingga data yang sama mempunyai nilai yang berbeda pada tabel yang berbeda
• Tidak mampu mengenali permasalahan utama dan penyebabnya (akar permasalahan) yang dihadapi dalam Manajemen Jurusan/Fakultas
• Identifikasi permasalahan tidak didukung oleh bukti dan analisis (hanya berupa “karangan”)
• Laporan Evaluasi Diri berisi informasi yang akan dilakukan oleh Jurusan/Fakultas dan tidak menggambar kondisi saat ini.

Leadership

• Dalam PHK-I (mulai tahun implementasi 2008), seluruh proses internal diserahkan mekanismenya kepada institusi, boleh menggunakan kompetisi internal maupun tidak. Ketepatan pemilihan proses yang dipilih untuk pembuatan dan pengusulan proposal PHK-I merupakan bagian yang dinilai.
• Kompetisi internal dahulu merupakan prosedur yang dipandang diperlukan untuk PHK sebelum PHK-I dimulai. Oleh karena itu komentar di bawah ini khusus untuk PHK sebelum PHK-I:
  • Kompetisi internal tidak dilakukan dengan alasan
    • Lebih baik mengajukan banyak, biarkan reviewer Dikti yang melakukan seleksi
    • Masing-masing Jurusan/PS tidak menerima kalau direview teman sendiri.
  • Perlu difahami bersama bahwa tidak setiap Jurusan/PS memiliki kemampuan yang sama, oleh karena itu dibutuhkan visi dari pimpinan institusi untuk mengarahkan Jurusan/PS yang akan berkompetisi.
  • Perlu internal reviewer untuk melakukan kompetisi internal.
• Karena yang mempunyai konsep adalah jurusan maka pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang diusulkan merupakan kewajiban jurusan bukan task force. Task force seharusnya hanya semacam fasilitator dari jurusan dan pelaksana administrasi ke-proyek-an.

Aktivitas

• Aktivitas yang diusulkan tidak gayut dengan problem statements dalam evaluasi diri, atau lebih tepatnya Latar Belakang: tidak mengacu kepada hasil evaluasi diri.
• Aktivitas yang diusulkan ternyata merupakan usulan investasi atau pengadaan barang
• Kebiasaan lama untuk mengajukan daftar belanja menjadikan pola pikir paradigma baru sulit dicerna.
• Ada yang membuat usulan aktivitas dengan judul dari “eligible cost component”
• Berikut ini termasuk dalam kategori investment bukan aktivitas (untuk lebih jelasnya silakan lihat ilustrasi di sini):
  • Staff development
  • Civil works (libraries, etc.)
  • Seminars/workshops
  • Equipments (internet connection, etc.)
  • Technical Assistance
  • Instructional Materials
  • Teaching grants, Project grants, Student grants
• Berikut ini termasuk dalam kategori investment bukan aktivitas:
  • Tersedianya sistem akuntasi
  • Tersedianya sistem informasi akademik
  • Tersedianya sistem informasi kepegawaian
  • Tersedianya sistem informasi alumni
  • Tersedianya sistem informasi sarana & prasarana
• Tujuan: tidak menyelesaikan masalah yang dikemukakan dalam Latar Belakang.
• Mekanisme dan Rancangan: tidak jelas, terlalu umum, tidak fokus, rancu dengan investasi (komponen proyek yang diijinkan).
• Indikator Kinerja: terlalu beorientasi kepada input, hanya terfokus pada indikator kinerja utama (tanpa indikator kinerja tambahan).
• Jadual implementasi: urutan aktivitas terbalik, tidak sesuai dengan Mekanisme dan Rancangan, rancu dengan jadual pengadaan barang.
• Banyak usulan aktivitas yang tetap berorientasi “daftar belanjaan” namun diperhalus dengan bahasa yang sesuai dengan panduan (dibungkus sebagai aktivitas), ini sebaiknya dihindari.
• Lebih tepat jika usulan aktivitas memang dimaksudkan untuk dapat mencapai tujuan yang dimaksud.
• Pecah aktivitas yang terlalu besar menjadi subaktivitas sehingga mudah diimplementasikan
• Jabarkan “mechanism & design” (langkah-langkah kerja), seolah-olah dana sudah diperoleh sehingga langkah-langkah ini dapat dirinci/dijabarkan sampai dengan “resources” yang dibutuhkan

Pelatihan (intensif)

• Peserta nurturing tidak siap, mungkin karena permintaan nurturing bukan dari mereka tetapi dari “atas.”
• Peserta nurturing tidak siap, sehingga mereka tidak siap dengan data, task force belum ada, dan tidak siap mengerjakan persiapan pembuatan proposal pada saat nurturing dilakukan.
• Peserta nurturing mengira bahwa fasilitator akan menilai kondisi program studi, bukan sebagai fasilitator untuk menyusun proposal.

Workshop – A1

• Komentar-komentar dibuat berdasarkan bahan workshop yang disajikan pada link ini.
• Tidak perlu mempermasalahkan definisi "Masalah/Gejala" dan "Akar permasalahan," yang lebih penting usulan aktivitas untuk menyelesaikan masalah. Metafora sebagai berikut mungkin dapat digunakan sebagai pemandu mengenali perbedaan kedua terminologi tersebut; " ... jika anak kita panas badan, maka hal tersebut dapat disebabkan oleh sakit gigi atau sakit typhus maupun demam berdarah ..." Dalam hal ini panas badan masuk dalam terminologi "Masalah/Gejala" dan sakit gigi atau sakit typhus maupun demam berdarah masuk dalam terminologi "Akar permasalahan." Pengusul proposal diharapkan untuk mengenali apakah panas badan tersebut disebabkan oleh sakit gigi atau sakit typhus atau demam berdarah.
• Sumberdana yang diperlukan untuk seluruh usulan aktivitas tidak boleh melebihi pagu maksimum, sehingga dana untuk satu usulan aktivitas harus lebih rendah sekali pagu maksimum.
• Sumberdana dari luar Dikti (misal Pemda, Luar Negeri dlsb.) dapat dipandang sebagai sebuah kekuatan dari institusi yang tidak perlu disembunyikan.
• Penyusunan proposal dengan menggunakan pola "Masalah/Gejala" "Akar Permasalahan" "Penyelesaian Alternatif" "Pemilihan Aktivitas" merupakan salah satu model, tidak tertutup kemungkinan penggunaan model yang lain.
• Pembuatan proposal bukan merupakan kegiatan satu arah namun merupakan kegiatan iteratif, artinya arah pemikirannya dapat mengalir terbalik.
• Beberapa peserta lebih menghendaki adanya semacam "contoh," "buku menu," "trick" untuk memenangkan PHK A1, padahal dalam kerangka besar PHK diharapkan masing-masing institusi dapat berpikir secara komprehensif dan mendalam tentang pengembangan institusinya. Bukan sekedar "trick."
• Manajemen keuangan dan yang lainnya yang bersifat sentralistik tidak selalu merupakan kekuatan maupun kelemahan, tergantung dari kondisi institusi masing-masing.
• Dalam penyusunan evaluasi diri maupun recana kegiatan, jangan hanya menggunakan jalan pikiran satu orang, namun usahakan sebanyak mungkin mewadahi ide-ide orang lain.
• Hindari mengidentifikasi akar permasalahan (dari beberapa gejala) dengan mengacu kepada sarana/prasarana yang ingin diusulkan.
• Fokuskan usulan kegiatan/aktivitas yang benar-benar terkait dengan PHK A-1 yaitu peningakatan kapasitas institusi: Kepemimpinan, Manajemen Internal dan Organisasi

Site Visit

Tujuan site visit adalah untuk melakukan konfirmasi terhadap setiap aspek yang dijelaskan dalam proposal. Site visit dilakukan dengan melakukan diskusi secara bergantian kepada antara lain: pimpinan institusi, pimpinan fakultas/jurusan/unit terkait, task force, dosen/karyawan, mahasiswa dan melihat dokumen dan fasilitas terkait. Dalam site visit sering dijumpai hal-hal di bawah ini:

• Task Force tidak menyiapkan jadual kunjungan dan tidak menyiapkan tayangan tentang proposal/laporan pelaksanaan yang diajukan.
• Tanggapan tertulis dari Task Force terhadap komentar terkonsolidasi para reviewer lupa tidak disiapkan pada saat site visit.
• Pimpinan Institusi (Rektor) sama sekali tidak mengerti tentang proposal Progam Hibah Kompetisi yang sedang diajukan oleh jurusan/departemennya.
• Komitmen dana pendamping dari institusi sama sekali belum didiskusikan antara pimpinan (Rektor) dengan jurusan/departemen terkait.
• Task Force menyusun proposal sendirian sehingga program yang diusulkan sama sekali tidak diketahui oleh pimpinan jurusan, dosen, staf administrasi, maupun mahasiswa.
• PIC (Person in charge)/Penanggung jawab kegiatan tidak menguasai aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya.
• Program Hibah Kompetisi bukanlah program yang diajukan oleh sekelompok dosen namun merupakan program yang diajukan oleh sebuah Jurusan, sehingga seluruh Jurusan harus bertanggung jawab terhadap terselenggaranya Program Hibah Kompetisi ini.
• Setiap barang yang diperoleh dari pembelian dengan dana negara harus diserahterimakan kepada pimpinan institusi (misal: Rektor untuk institusi universitas), namun peruntukan dan lokasi barang harus sesuai dengan perancangan semula. Label inventarisasi barang yang sudah dibeli harus segera dilakukan segera.
• Penilaian calon pemenang ditentukan oleh penilaian proposal (desk evaluation) dan penilaian site visit. Penilaian tersebut mempunyai bobot yang berlainan, jika digunakan pola RAISE maka pembobotan tersebut adalah sebagai berikut:

Komponen Penilaian	Bobot	Proporsi
		Desk	Visit
Relevance	X1		-
Leadership	X2	-
Academic Atmosphere	X3	-
Internal Management and Organization	X4	-
Efficiency and Productivity	X5		-
Sustainability	X6	-

• Catatan nilai bobot X_i dapat dilihat dalam Panduan masing-masing PHK terkait. Proporsi desk evaluation dan site visit: tanda menunjukkan bobot penilaian lebih besar.

Negosiasi dan RAB

• RAB tidak disusun secara runtut dengan kegiatan, namun disusun dari pagu maksimum biaya.
• Kurang siap dalam perencanaan anggaran, tidak menguasai permasalahan maupun skill menggunakan spreadsheet (Excel), sehingga pada waktu negosiasi selalu kurang waktu.

Tata letak halaman

• Walaupun tampaknya tidak berarti, namun ternyata kesalahan sederhana mengenai posisi halaman landscape sangat mengganggu jika tidak mengikuti aturan. Oleh karena itu task force diharapkan memperhatikan aturan tata letak halaman potrait dan landscape seperti disajikan pada Gambar 1.

a. Posisi halaman landscape terbalik

b. Posisi halaman landscape yang benar

Gambar 1. Tata letak halaman dalam proposal

• Hal di atas biasanya terjadi jika dilakukan print secara bolak-balik, biasanya dalam word processor memang terdapat berbagai option antara lain dapat mencetak halaman gasal atau genap saja. Kesalahan meletakkan seluruh halaman yang sudah dicetak pada printer tray akan menyebabkan orientasi seluruh halaman yang dicetak di belakangnya terbalik. Oleh karena itu sebaiknya dilakukan percobaan mencetak bolak-balik, setelah berhasil baru seluruh halaman proposal di cetak.
• Hal ini bisa juga terjadi kalau proposal difotokopi dan dijilid di tempat yang tidak bermutu, sehingga aturan posisi halaman landscape sama sekali tidak dipatuhi.

TOR^[1]

• TOR merupakan justifikasi usulan kegiatan, namun kerap kali diabaikan oleh pengusul proposal dan tidak diikutkan dalam lampiran. Kalaupun dilampirkan, sering hanya dibuat seadanya oleh task force. Hal ini bisa menjadikan keraguan tentang kesiapan pengusul dalam pelaksanaan aktivitas yang diusulkan.
• Isi dalam TOR tidak perlu panjang lebar, namun memberikan cakupan informasi yang cukup terhadap usulan kegiatan.
• Format TOR yang dilampirkan banyak yang ditulis seadanya saja. Format TOR seyogyanya berisi tentang: judul, latar belakang, tujuan, rancangan, jadwal, anggaran, output dan outcome, keberlanjutan, penanggung jawab. Khusus TOR untuk pengembangan staf, ditambahkan satu bagian (setelah jadwal) yaitu berisikan institusi target, durasi dan bidang kajian.

Proporsi Pembiayaan per Komponen^[1]

• Aspek alokasi anggaran tiap komponen pembiayaan biasanya menjadi salah satu pertimbangan kelayakan usulan program pengembangan untuk diimplementasikan.
• Penempatan komponen pembiayaan tertentu pada proporsi tidak realistis biasanya menandakan perencanaan programnya kurang berimbang. Pengusul biasanya mengusulkan untuk komponen belanja barang dan jasa cenderung besar. Akhirnya proposal terkesan mempunyai muatan investasi yang kuat dibandingkan proses/aktivitasnya. Jika dibutuhkan silakan melihat perbedaan investasi dan aktivitas pada ilustrasi di sini.
• Oleh karena itu, walaupun kadang Panduan PHK-I terkait tidak mengharuskan adanya prosentase biaya yang dibutuhkan per komponen pembiayaan, namun sebaiknya pengusul membuat tabel rekapitulasi RAB seperti disajikan pada Tabel 1. Dengan Tabel 1 ini maka penilaian terhadap rasionalitas anggaran tiap komponen maupun aktivitas dapat dijustifikasi dengan lebih baik. Catatan: setiap <sesuatu> dalam Tabel 1 harus diisi dengan deskripsi sebenarnya sesuai topik terkait, contoh: <tahun pertama> diganti Tahun 2009.

Lessons learned Untuk Kelompok PHK Tertentu

• Dalam PHK-I (mulai tahun seleksi 2007) beberapa hal sebaiknya diperhatikan oleh penyusun proposal:
  1. Dalam Proposal Awal harus dielaborasi secara tepat tema yang dipilih dan unit terkait yang diusulkan. Evaluasi diri dalam proposal awal bersifat menyeluruh seluruh institusi, namun sudah diarahkan untuk menuju kepada tema-tema yang akan menjadi sasaran.
  2. Banyak institusi yang evaluasi dirinya lebih tepat untuk Tema B (peningkatan mutu dan relevansi penyelenggaraan program studi), namun yang diusulkan adalah Tema A (peningkatan kapasitas institusional).
  3. Dalam Tema A, evaluasi diri boleh dilakukan secara menyeluruh untuk semua bidang yang ada dalam institusi, kemudian diarahkan untuk menggali permasalahan manajemen. Usualan program pengembangan beserta indikator kinerja pun seharusnya yang terkait dengan PHK-I Tema A. Dalam proposal sering dijumpai walaupun yang diajukan adalah Tema A, namun elaborasinya justru cocok untuk Tema B.
  4. Program D3 hanya boleh diusulkan oleh institusi berbentuk akademik atau politeknik.
     
• Komentar para reviewer pada saat proses seleksi PHK-I Tahun Seleksi 2008 untuk Tahun Anggaran 2009
  1. From: DiktiGroup@yahoogroups.com [mailto:DiktiGroup@yahoogroups.com] On Behalf Of Ardhana Putra
     Sent: 04 April 2008 18:39
     To: DiktiGroup@yahoogroups.com
     Subject: [DG] Renstra gathuk-gathuk-an
     
     Dear all,
     Persyaratan mengikutsertaan Renstra dalam proposal PHK-I kali ini is highly plausible, karena gambaran keseluruhan cita-cita dan ide pengembangan institusi dapat disimak oleh reviewer sehingga comprehensiveness dalam melakukan review semakin baik. Namun dari beberapa Renstra yang dibaca tampaknya ada kecenderungan di-'gathuk-gathuk-kan' (bener nggak istilah ini, mohon maaf jika salah) antara sasaran atau usulan program pengembangan dengan isi Renstra tersebut.
     Sepemahaman saya Renstra seharusnya jauh lebih luas cakupannya dibandingkan sasaran program pengembangan melalui PHK-I walaupun tidak boleh mengambil jalan yang 'tidak dikenal' oleh Renstra (jangan seperti Spagheti Junction-nya DL). Malah ada Renstra yang berupa ringkasan dari kesimpulan LED, tentunya agak wierd kalau Renstra bisa 'tepat sama' dengan LED, apalagi yang diajukan adalah Tema A saja. Oleh karena itu usul saya mungkin komponen administratif seperti EPSBED dan Renstra diminta untuk dikirimkan mendahului proposal, sekalian menilai willingness and commitment to participate dalam PHK-I. Jika institusi sudah siap tempur, artinya sudah punya Renstra, dan sudah memenuhi 80% lebih laporan EPSBED baru kemudian mengirim proposalnya. Tentunya hal ini tidak memberatkan institusi karena tidak perlu bekerja ekstra kecuali fotocopy Renstranya dan EPSBED, malah mungkin mengurangi kerugian mereka dalam menyusun proposal (waktu dan biaya) yang pada akhirnya terputus karena syarat administrasi (arahan pak Nizam menunjukkan 57% kegagalan adalah karena tidak ada Renstra dan EPSBED yang tidak mencukupi). Kalau dihitung seluruh Indonesia bisa memunculkan nilai kerugian ratusan juta rupiah juga (mungkin). Yang paling penting adalah bahwa Renstranya tidak dibuat bersamaan (atau setelah) penyusunan proposalnya, sehingga walaupun mengirim Renstra tapi kalau Renstra yang di-gathuk-gathuk-kan bikin bias reviewer juga.
• Kelompok A1: 2004 (swf, jar), 2005

Catatan:

[1] From: reviewer-dikti@yahoogroups.com [mailto:reviewer-dikti@yahoogroups.com]
    On Behalf Of Joko Samiaji [joko_samiaji@yahoo.com]
    Sent: 01 Juli 2008 18:31
    To: reviewer-dikti@yahoogroups.com
    Subject: Re: [RD] Tambahan Lesson Learned PHK-I Dikti

back to: home | topic index