Aktivitas

Setiap aktivitas yang diusulkan mempunyai unsur-unsur yang saling terkait seperti disajikan dalam Gambar 1, dan biasanya mengandung unsur-unsur sebagai berikut: Latar belakang, Rasional, Tujuan, Mekanisme dan Rancangan, Indikator kinerja, Sumberdaya dan dana yang dibutuhkan, Jadual Pelaksanaan, Keberlanjutan.
Gambar 1. Konsep sebuah "Aktivitas" dalam Program Hibah Kompetisi

Latar Belakang

  • Mengacu kepada hasil evaluasi diri yang telah dilakukan:
    • sebutkan masalah, kesimpulan dari evaluasi diri yang terkait dengan kegiatan ini,
    • sebutkan “bab dalam evaluasi diri yang terkait dengan kegiatan ini.”

Rasional

  • Alasan-alasan serta sebab-sebab mengapa kegiatan ini dilakukan.
  • Jelaskan keterkaitan antara Latar Belakang dengan Tujuan,
  • Jelaskan bagaimana aktivitas yang direncanakan dapat menyelesaikan masalah-masalah yang disebut dalam Latar Belakang .

Tujuan

  • Uraikan tujuan yang ingin dicapai oleh aktivitas ini.
  • Kaitkan tujuan ini dengan visi, misi, dan tujuan, serta renstra institusi.
  • Sebutkan output atau outcomes yang dikehendaki.

Mekanisme dan Rancangan

  • Jelaskan rincian, tahapan, bagaimana aktivitas ini akan dilaksanakan.
  • Jelaskan sub-aktivitas yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.
  • Fokuskan kepada pencapaian indikator kinerja terkait.
  • Mekanisme dan rancangan ini bukanlah penjelasan tahapan pembelian barang (sumberdaya yang dibutuhkan); karena sumberdaya yang dibutuhkan akan dijelaskan pada sub-bab "Sumberdaya dan dana" yang dijelaskan di bawah.
    • <sub-aktivitas a>
    • <sub-aktivitas b>
    • <sub-aktivitas c>
    • <sub-aktivitas ...>

Indikator Kinerja

  • Sebutkan target langsung dari aktivitas, paling tidak pada tengah dan akhir proyek.
  • Indikator kinerja di awal proyek disajikan pula, untuk melihat kemajuan yang direncanakan.
  • Jelaskan cara mengukur masing-masing indikator kinerja. Indikator kinerja untuk awal, tengah dan akhir proyek maupun setiap tahun harus menggunakan metoda pengukuran yang sama.
  • Sajikan baik indikator utama maupun tambahan.
  • Indikator kinerja yang dimaksud di sini bukan prestasi fisik pengadaan barang, melainkan indikator pencapaian tujuan dari aktivitas terkait.
  • Prestasi fisik dan keuangan dilaporkan pada formulir yang berbeda
  • Indikator kinerja dilaporkan pada saat monitoring dan evaluasi

Sumberdaya dan dana

  • Sebutkan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas.
  • Kaitkan antara sumberdaya dengan sub-aktivitas dalam “Mekanisme dan Rancangan.”
  • Prakirakan dana yang dibutuhkan untuk masing-masing sumberdaya diatas.
  • Pendanaan ganda untuk satu aktivitas harus dihindari.
  • Jumlah dana total yang dibutuhkan merupakan jumlah RAB masing-masing aktivitas bukan jumlah yang dibuat mendekati pagu maksimum dana tersedia.
  • Gunakan tabel seperti berikut untuk menyajikan sumberdaya dan dana yang dibutuhkan. (Catatan: komponen proyek yang diijinkan untuk masing-masing kelompok PHK mungkin berbeda, jadi silakan lihat Panduan terkait)

Sub-Aktivitas

Komponen Proyek Yang Diijinkan (Juta Rupiah)

Total

Sumber Dana
KP 1
KP 2
KP 3
KP 4
KP 5
KP 6
KP 7

<sub-aktivitas a>
10
-
10
-
-
20
5
45
PHK

<sub-aktivitas b>
10
-
-
10
-
-
3
23
Internal

<sub-aktivitas c>
-
30
-
-
-
5
2
37
Internal/PHK

Total
20
30
10
10
-
25
10
105
 

Jadual Pelaksanaan

  • Tentukan rincian jadual untuk tiap sub-aktivitas.
  • Rencanakan rincian jadual yang realistis.
  • Sajikan jadual tahunan selama waktu proyek.
  • Jadual pelaksanaan dirancang sesuai dengan aktivitas,
  • Jika diperlukan jadual multi-tahun dapat diakomodasikan,
  • Bukan jadual pengadaan barang.
  • Gunakan bar chart seperti dibawah ini:

Sub-aktivitas

Tahun Pertama

Tahun Kedua

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

<sub-aktivitas a>

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

<sub-aktivitas b>

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

<sub-aktivitas c>

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Keberlanjutan

  • Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai.
  • Aspek dana untuk mendukung aktivitas ini perlu dibahas.
  • Hint: … ada aktivitas yang dapat masih terus berlangsung tanpa perlu dana dalam jumlah besar …
  • Unsur dari keberlanjutan antara lain adalah
    1. komitmen dari pelaksana (unit rutin terkait), pimpinan dan dosen/karyawan, maupun
    2. kesadaran staff dan mahasiswa yang terlibat,
    3. tersedianya funding jika diperlukan, dan
    4. pemilihan kegiatan peningkatan kualitas yang layak untuk dilanjutkan dimasa mendatang, serta
    5. dukungan kebijakan dari manajemen institusi (antara lain, aspek hukum dan organisasi, penerbitan peraturan yang mendukung, dlsb).
  • Keberlanjutan sebuah aktivitas dalam Program Hibah Kompetisi dapat pula diusahakan dengan adanya exit strategy yang tepat. Pada saat PHK selesai, maka aktivitas yang diusulkan harus dirancang untuk dilaksanakan oleh unit rutin yang terdapat dalam jurusan. Peran pengurus jurusan menjadi penting dalam implementasi aktivitas terkait dalam unit rutin.
    Catatan: sejak diberlakukannya PHK-I Tahun 2008, maka unit rutin di institusi sejak pembuatan proposal sampai dengan pelaksanaannya harus selalu dilibatkan.

Penanggung Jawab

  • Setiap aktivitas harus ada seorang penanggung jawab.
  • Penanggung jawab harus menguasai aktivitas yang diusulkan.
  • Bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas.

… be a winner …

Contoh Formulir Rincian Aktivitas

  • Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi (PHK-I): TA 2011
  • Program Hibah Kompetisi A1: 2003 s/d 2006

back to: home | topic index

Ir. Djoko Luknanto, M.Sc., Ph.D.
Peneliti Sumberdaya Air
di Laboratorium Hidraulika
Departemen Teknik Sipil dan Lingkungan, Fakultas Teknik
Universitas Gadjah Mada
Jln. Grafika 2, Yogyakarta 55281, INDONESIA
Tel: +62 (274)-545675, 519788, Fax: +62 (274)-545676, 519788